影響溝通計劃和項目溝通要求的主要因素有以下這些。

項目發(fā)起方的組織結構。

項目干系人分析的結果。

報告關系。

項目涉及的職能領域。

參與項目的人數(shù)。

項目干系人所在的地方。

每位項目干系人的信息需求。

項目團隊成員的經(jīng)驗級別。

技術可得性。

信息需求的緊急性和需要的頻率。

想要的項目溝通形式。

項目的預期時長。

項目在組織層面的風險級別。

對終端消費者的預期變更影響。

組織文化。

所需的外部溝通級別。

采購合同。

法律顧問提出的限制。

給項目確定了具體的溝通要求后，一定要完成以下兩件事情。

在項目溝通管理計劃中記錄這些信息。

確保將所有正式的項目溝通(以及實現(xiàn)溝通要完成的工作)都包含在WBS和項目進度計劃中。

優(yōu)先處理：項目溝通不要走捷徑;尊重項目干系人。

展現(xiàn)風度：講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來。

言出必行：如果你說了要做什么事情，就要去做。

在計劃或執(zhí)行項目溝通的時候，要牢記5個C。

清楚(Clear)：說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當?shù)厥褂眯g語。

簡潔(Concise)：抓住重點;不讓信息漫無邊際。

禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語調(diào)。

一貫(Consistent)：使用恰當?shù)恼Z調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應傳達一樣的信息。

令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。

如果想進行有效的溝通，就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個方面。

投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。

采用有效的聆聽技巧，確保自己清楚地理解了別人要傳達的意思。

采用最適合聽眾的溝通媒介，要懂得變通。

調(diào)整溝通的內(nèi)容來最大限度地滿足每個目標聽眾(項目團隊、客戶、高級管理層以及/或人事管理層)的信息需求。

要重視，注意反饋信息，如果所做的事情沒有效果，要樂意去調(diào)整。

不要假設別人明白了，要不斷地講清楚、提問題、確認。在所有溝通中要注重從他人的角度來看問題。

高效的溝通者都知道，人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關系的基礎之上的。要樂于花時間去同關鍵的項目干系人建立一對一的關系，特別是在項目早期的時候。此外，注重關系有助于建立開放、誠信的環(huán)境，更有利于處理項目難題。

通過溝通計劃讓目標聽眾了解，保持前后一致。預見額外的信息需求。永遠不要讓項目干系人心生疑惑或者先找你。

在華為創(chuàng)立初期，曾一度出現(xiàn)工作結果和預期目標不相符的問題，讓公司多次陷入危機。那時候，無論是計劃部門還是員工，都承受了很大的壓力。

公司不得不通過咨詢找出原因，在訪問了一些員工之后得知：大部分項目經(jīng)理在領導分配任務后，竟然不清楚自己應該在什么時間執(zhí)行任務、什么時間完成、怎么去操作、具體完成到什么程度才算合格。這些人習慣于聽到任務以后，什么都不考慮，召集幾個員工就埋頭干起來，也不管自己理解的任務跟領導交代的任務是否一樣。

華為項目經(jīng)理的這種工作態(tài)度值得提倡，也令人敬佩，這也是華為之所以能夠迅速行動的關鍵之一。不過，這并不意味著他們是合格的項目管理者。合格的項目管理者應該按照領導的意圖做正確的事，而且是高效地做事。

可能會有人把問題歸咎于上級領導，認為領導沒有把項目任務交代清楚。事實上，領導交代不清楚是一方面的原因，更主要的問題還是在于自己，是自己沒有去確認和溝通。

所以，缺乏有效的溝通環(huán)境對項目來說是災難性的。沒有有效的溝通與交流，決策傳遞將會受阻并停滯。雖然大多數(shù)人都知道有效溝通對于項目很關鍵，但在絕大多數(shù)項目管理體制設計和實踐中，溝通管理往往是最容易被忽視的。

溝通上所花的時間和精力對項目的成功有著決定性作用，它不僅造就了成功的項目經(jīng)理，也造就了成功的項目。有效的溝通是成功項目的典型特征之一，作為項目啟動過程的一部分，項目核心團隊應該撰寫一份溝通計劃。

項目溝通的兩大類別是：與關鍵者溝通；與項目團隊溝通。

對于關鍵者，項目團隊應該尋求以下這些問題的答案：

誰需要項目的信息？

他們需要項目的哪些信息？

他們需要信息的頻率？

采用何種方式能夠最有限地傳遞信息？

利益相關者分享是溝通計劃的關鍵輸入變量。與關鍵利益相關者溝通的有效方式是為每一個相關者構建一個溝通矩陣。

溝通計劃的第二個關注維度是團隊內(nèi)部溝通。

當團隊成員辦公地點接近時，最重要的團隊溝通方式是項目例會。項目例會召開的頻率視項目而定，過多的會議不是好事。但是，頻率適當?shù)臅h可以使團隊在問題尚小之前能夠發(fā)現(xiàn)和解決。在時間短、強度高的項目中，晨會對于團隊成員匯報工作還是相當必要的。一些公司的晨會站著開，鼓勵就關鍵信息作簡短扼要的報告。

除非確實有緊急事務，否則項目會議的召開不能出乎團隊成員的意料。這樣，在項目啟動階段，項目團隊應該明確多久、何時、何地召開會議。這可以幫助團隊成員達成一致，并使他們很好地與其他工作結合起來。

在華為，善于溝通不僅是項目管理的重要手段，而且是每個華為人的基本職業(yè)技能。

為了避免在工作過程中出現(xiàn)對接障礙，華為公司要求員工在項目工作開始之前就做好溝通，在適當?shù)臅r間、將適當?shù)男畔?、通過當前的渠道，發(fā)送給適當?shù)睦嫦嚓P方，這就是華為的“溝通三原則”。

溝通及時是華為員工遵守的首要原則。華為員工會將必要的信息第一時間向利益相關方傳達，以保證上下、平行溝通渠道的順暢。

信息準確是溝通的第二原則。不論是書面還是口頭溝通，華為員工都會準確地傳達信息。為了保證溝通信息的準確性，華為員工會借助金字塔思維工具。在金字塔頂端的是綜述，既要表達的觀點、問題、看法和結論。接著會針對上一級的內(nèi)容一層一層地展開，直到信息足夠準確為止。

嚴格控制信息傳遞的量，這是溝通要遵守的第三個基本原則。因為信息過多傾聽者容易忘記，過少則降低效率。一般信息傳遞都遵守7±2原理，因為年輕人的記憶廣度大約為7個單位（阿拉伯數(shù)字、字母、單詞或其他單位）過多或偏少都不適宜。

為了確保信息溝通工作的順利進行，華為要求所有的工作人員在溝通中必須提前制訂溝通計劃，明確信息溝通的相關人、信息溝通形式、信息發(fā)放時間和發(fā)放方式等內(nèi)容，并制定出詳細的信息發(fā)放日程表。

在華為，為了避免“聽錯”的現(xiàn)象，公司要求員工掌握一項基本的工作技能——學會傾聽。

通常情況下，華為員工在傾聽管理者安排任務時，都是按照備好紙筆、認真傾聽、最終確認這三個步驟進行的。

在管理者布置任務時，你當時可能記得清清楚楚，可是正式開始工作時，又遺忘了部分細節(jié)。這時，若再去向管理者確認又擔心給管理者留下工作不嚴謹?shù)挠∠?，同時也會打擾管理者工作。所以，華為的員工們會事先準備好紙、筆，用來記錄管理者的重要指示。

從華為員工筆記本上，我們可以看到他們用自己習慣的關鍵詞或符合所填寫的《任務記錄單》，上面記錄著布置的任務重點。

任務記錄單看似簡單，但如果不能認真傾聽、把握管理者的真實意圖和話題重點，填寫工作不免流于形式。因此，華為員工很注重傾聽過程，不僅會在任務記錄單上標注關鍵詞，偶爾還會有管理者當時的情緒狀態(tài)詞。

在華為，人人都深知溝通非常重要。它不僅是一項工作技能，而且是影響團隊績效的關鍵因素之一，每個人在工作中必須充分重視它。

事實上，如果我們將溝通的信息分為四個區(qū)域，那么可以如下圖所示：

溝通，其實就是要不斷擴大“公開區(qū)域”。

我們可以請教反饋，主動去獲?。蛔晕冶┞?，讓對方知道自己的小秘密；共享發(fā)現(xiàn)，主動獲取和主動交代之間尋求溝通。

無論是管理者還是企業(yè)員工，都應該關注、管理資源，讓自己的工作得到足夠支持，人員之間及時溝通交流，從而圓滿完成工作任務。

企業(yè)應當樹立資源管理意識。在項目經(jīng)理的帶動下，項目團隊對人、事、物等資源進行合理統(tǒng)籌之后，讓項目工作按照正常的工作計劃向前推進。

在推進項目的過程中，大家應當合理掌握溝通技巧和方法，并將其運用于實踐之中，指導項目的開展。